Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Açık Rıza Formu Hazırlama: 7 Kritik Adım

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türkiye’de veri koruma alanında devrim niteliğinde bir adım olarak kabul edilmektedir. Bu kanunun en önemli unsurlarından biri, veri sahiplerinden alınması gereken “açık rıza” kavramıdır. Açık rıza formu, kişisel verilerin işlenmesi için yasal bir zemin oluşturur ve veri sorumluları için kritik bir öneme sahiptir. Bu yazıda, KVKK uyumlu bir açık rıza formunun nasıl hazırlanacağını adım adım inceleyeceğiz.

Konu Başlıkları

Kişisel verilerin korunması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile Türkiye’de yasal bir zorunluluk haline gelmiştir. Özellikle kişisel verilerin işlenmesi sırasında alınması gereken açık rıza formları, hem hukuki uyumluluk hem de veri sahibinin haklarının korunması açısından büyük önem taşır.

İstanbul merkezli, 1992’den beri faaliyet gösteren Akkaş Hukuk ve Avukatlık Bürosu olarak, bu yazımızda açık rıza formu hazırlamanın temel prensiplerini ve dikkat edilmesi gereken hususları kapsamlı şekilde ele alıyoruz.

Kişisel Verilerin Korunmasında Açık Rıza Nedir?

KVKK’nın 3. maddesinde açık rıza, “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” olarak tanımlanır. Bu, veri sahibinin, kişisel verilerinin hangi amaçla ve nasıl işleneceği hakkında bilgilendirildikten sonra, özgür iradesiyle onay vermesi anlamına gelir. Kanun kapsamında;

• Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmadan işlenemez,
• Özel nitelikli kişisel veriler için açık rıza zorunludur,
• Veriler, açık rıza olmadan üçüncü kişilere aktarılamaz ve yurt dışına gönderilemez.

Bu düzenlemeler, veri sahiplerinin haklarını korumak ve veri işleyenlerin sorumluluklarını netleştirmek için getirilmiştir.

1. Açık Rıza Neden Önemlidir?

Açık rıza, KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan temel şartlardan biridir. Kanunun 3. maddesinde tanımlandığı üzere, açık rıza “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” anlamına gelir. Bu tanım, açık rızanın üç temel unsurunu vurgular:

1. Belirli bir konu
2. Bilgilendirmeye dayalı olma
3. Özgür irade ile verilme

Açık rıza, veri sahiplerinin haklarını korurken aynı zamanda veri sorumlularına da yasal bir zemin sağlar. Doğru hazırlanmış bir açık rıza formu, potansiyel hukuki riskleri minimize eder ve veri işleme faaliyetlerinin şeffaflığını artırır.

2. Açık Rıza Formunun İçeriği: Neleri Kapsamalıdır?

Etkili bir açık rıza formu aşağıdaki temel bilgileri içermelidir:

• Veri sorumlusunun kimliği
• İşlenecek kişisel verilerin türleri
• Kişisel verilerin işlenme amaçları
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
• Kişisel veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi
• Veri sahibinin KVKK kapsamındaki hakları

Bu bilgilerin açık, anlaşılır ve detaylı bir şekilde sunulması, veri sahibinin bilinçli bir karar vermesini sağlar.

3. Açık Rıza Formunun Dili ve Formatı

Formun dili, hukuki terminolojiden mümkün olduğunca arındırılmış, sade ve anlaşılır olmalıdır. Teknik terimler kullanılması gerekiyorsa, bunların açıklamaları da forma eklenmelidir. Format açısından, form:

• Kolay okunabilir bir yazı tipi ve punto büyüklüğünde olmalı
• Önemli noktaları vurgulamak için kalın yazı veya farklı renkler kullanılabilir
• Maddeler halinde veya tablolar kullanılarak düzenlenebilir

4. Açık Rızanın Alınma Yöntemleri

Açık rıza, çeşitli yöntemlerle alınabilir:

• Yazılı form
• Elektronik ortamda onay kutusu işaretleme
• Çağrı merkezi aracılığıyla sözlü onay (kayıt altına alınmak şartıyla)
• E-posta ile onay

Hangi yöntem seçilirse seçilsin, veri sahibinin rızasının açık ve net bir şekilde belirtilmesi ve bu rızanın kaydedilmesi önemlidir.

5. Açık Rıza Formunda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

• Ön işaretli onay kutuları kullanılmamalıdır
• Rıza vermemenin olumsuz sonuçları olacağı ima edilmemelidir
• Farklı veri işleme amaçları için ayrı rıza alınmalıdır
• Rızanın geri çekilebileceği belirtilmelidir
• Form, veri sahibi tarafından tarih atılarak imzalanmalıdır

6. Açık Rıza Formunun Güncellenmesi ve Yenilenmesi

Veri işleme faaliyetlerinde değişiklik olması durumunda, açık rıza formunun güncellenmesi ve veri sahiplerinden yeniden rıza alınması gerekebilir. Bu durumlar şunları içerebilir:

• Yeni veri türlerinin toplanmaya başlanması
• Verilerin farklı amaçlarla işlenmesi
• Verilerin yeni üçüncü taraflara aktarılması

Düzenli aralıklarla formun gözden geçirilmesi ve gerektiğinde güncellenmesi, KVKK uyumluluğunu sürdürmek için önemlidir.

7. Açık Rıza Formu Örnekleri ve Şablonlar

Her işletmenin veri işleme faaliyetleri farklı olduğundan, açık rıza formları da işletmeye özgü olmalıdır. Ancak, genel bir şablon oluşturmak faydalı olabilir. İşte basit bir açık rıza formu şablonu:

AÇIK RIZA FORMU

Ben, [Ad Soyad], işbu form ile [Şirket Adı]'nın aşağıda belirtilen kişisel verilerimi işlemesine açık rıza veriyorum:

İşlenecek Kişisel Veriler: [Liste]
Veri İşleme Amacı: [Amaçların listesi]
Verilerin Aktarılabileceği Taraflar: [Liste]

Bu rızamı, [Şirket Adı]'nın Kişisel Verilerin Korunması Politikası'nı okuduğumu ve anladığımı beyan ederek veriyorum. KVKK kapsamındaki haklarım konusunda bilgilendirildim ve bu rızamı istediğim zaman geri çekebileceğimi biliyorum.

Tarih: [Tarih]
İmza: [İmza]

Bu şablon, temel unsurları içermekle birlikte, her duruma uygun olmayabilir. Şirketinizin spesifik ihtiyaçlarına göre özelleştirilmesi önemlidir.

Sık Yapılan Hatalar ve Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Açık rıza formlarının hazırlanmasında sıklıkla yapılan bazı hatalar şunlardır:

1. Aşırı Teknik Dil Kullanımı: Formda kullanılan dilin aşırı teknik ve anlaşılması güç olması, veri sahibinin bilgilendirilmiş bir şekilde rıza vermesini engeller.
2. Muğlak ve Geniş Amaçlar: “Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek” veya “hizmet kalitemizi artırmak” gibi geniş ve muğlak amaçların belirtilmesi, açık rızanın spesifik olma özelliğini zedeler.
3. Hizmetin Rızaya Bağlanması: Bir hizmetin sunulmasının, o hizmetle doğrudan ilgisi olmayan kişisel verilerin işlenmesine rıza verilmesi şartına bağlanması.
4. Aydınlatma ve Rıza Metinlerinin Birleştirilmesi: Aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza alınması ayrı hukuki işlemler olduğundan, bunlar için ayrı metinler hazırlanmalıdır.
5. Önceden İşaretlenmiş Onay Kutuları: Onay kutularının önceden işaretlenmesi, veri sahibinin özgür iradesiyle rıza vermesini engeller.

Sonuç ve Tavsiyeler

Açık rıza formu, KVKK uyumluluğunun kritik bir parçasıdır. Doğru hazırlanmış bir form, veri sahiplerinin haklarını korurken aynı zamanda işletmelere de yasal bir zemin sağlar. Bu rehberde belirtilen adımları takip ederek, şirketiniz için etkili ve uyumlu bir açık rıza formu hazırlayabilirsiniz.

Unutmayın ki, KVKK uyumluluğu sürekli bir süreçtir ve düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir. Herhangi bir tereddüt durumunda, konunun uzmanı bir hukuk bürosuyla çalışmak, potansiyel riskleri minimize etmenize yardımcı olacaktır.

Akkaş Hukuk ve Avukatlık Bürosu olarak, KVKK uyumluluk süreçlerinizde size destek olmaktan memnuniyet duyarız. Kişisel verilerin korunması konusunda 30 yılı aşkın deneyimimizle, işletmenizin ihtiyaçlarına özel çözümler sunuyoruz.

Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Açık Rıza Formu Hazırlanması için Bize ulaşın

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında açık rıza formu hazırlamak, veri sorumluları için kritik bir görevdir. Etkili bir açık rıza formu; veri sahibinin kimliğini, işlenecek verilerin türünü, işleme amacını ve veri sahibinin haklarını açıkça belirtmelidir. Form, anlaşılır bir dille yazılmalı ve veri sahibinin özgür iradesiyle onay vermesini sağlamalıdır.

KVKK uyumluluğu için açık rıza formunun doğru hazırlanması, potansiyel hukuki riskleri azaltır ve veri işleme faaliyetlerinin şeffaflığını artırır. Bu karmaşık süreçte profesyonel destek almak için Akkaş Hukuk ve Avukatlık Bürosu ile iletişime geçebilirsiniz. 30 yılı aşkın deneyimimizle, KVKK uyumluluk süreçlerinizde size özel çözümler sunmaktan memnuniyet duyarız.